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Preguntas frecuentes estándares de cobro

¿Cuál es la competencia que La Unidad tiene para establecer los estándares a las acciones de cobro de las administradoras del Sistema de la Protección Social?

La facultad para que la UGPP establezca los estándares que las administradoras del Sistema de la Protección Social deben seguir para el Glossary Link cobro de la mora de los aportes a su cargo,  fue otorgada por el parágrafo 1° del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, el cual refiere que “Las administradoras del Sistema de la Protección Social continuarán adelantando las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados, para tal efecto las administradoras estarán obligadas a aplicar los estándares de procesos que fije la UGPP (…)”

¿Cuál es el alcance de la Resolución 444 de 2013, mediante la cual se establecen estándares de cobro?

El parágrafo 1° del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, faculta a la UGPP para fijar estándares de procesos para las acciones de cobro de la mora, no obstante lo anterior la materialización de esta tarea por parte de las diferentes administradoras se debe entender sin perjuicio de lo dispuesto en la normatividad vigente en términos de cobro de la mora para los sistemas de seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales, subsidio familiar, SENA e ICBF.

En este sentido se refirió el artículo 2º de la Resolución 444 de 2013, cuando en el ámbito de aplicación refiere que “Están sujetas al cumplimiento de los estándares que se fijan en esta resolución, las administradoras públicas y privadas del Sistema de la Protección Social; sin perjuicio, del procedimiento y los términos establecidos en la normatividad vigente para los sistemas de seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales, subsidio familiar, SENA e ICBF”. 

¿La Resolución 444 de 2013, modificó el procedimiento para que las administradoras del Sistema de Protección Social, expidan el título ejecutivo?

No, cada uno de los subsistemas que conforman el Sistema de la Protección Social, cuentan con disposición legal o normativa vigente que impone, tanto la competencia para adelantar el cobro de la mora, como los aspectos relativos al procedimiento para desarrollar estas acciones de cobro por parte de cada una de las administradoras.

¿El proceso implementado en la resolución 444 de 2013 aplica para los independientes que presenten mora?

Si, aplica para todos los aportantes del sistema.

¿La información que las administradoras suministren a la UGPP en relación con la actualización de datos de ubicación y contacto de los aportantes al ser compartida entre las distintas administradoras del Sistema de la Protección Social vulnera la Ley de protección de datos personales de los usuarios?

No, el artículo 3° de la Resolución No. 444 de 2013 estableció que la información reportada a la UGGP por parte de las administradoras sobre las acciones de cobro, puede ser compartida por ésta entidad con las administradoras que así lo requieran y soliciten, con la salvedad que dicha información solo podrá ser utilizada para el ejercicio de las funciones relacionadas con las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados. Así mismo, la mencionada disposición exige que las administradoras cuenten con la debida observancia de los parámetros fijados por la UGPP a efectos de garantizar las limitaciones de acceso y  uso en cumplimiento del derecho de habeas data, privacidad y reserva legal.

¿Cómo se tiene acceso a la información de la ubicación y contacto de los aportantes, consolidada por la UGPP?

La UGPP informará de manera oportuna a las Administradoras, cómo se compartirá la  información del artículo 3 de la Resolución 444 de 2013.

¿En los reportes de cartera y ubicación, se deben tener en cuenta las longitudes para los diferentes campos a reportar?

No se deben tener en cuenta las Longitudes, toda vez que se trata de archivos de Texto .txt y campos separados por el carácter PIPE |  - Ver actualización Guía para el uso eficiente de la información, publicado el 30 de agosto de 2013 en la página web de nuestra entidad. 

¿Los aportantes que se deben incluir en el “Reporte de Ubicación y Contacto” son solo aquellos que tienen hoy una obligación o toda la base de datos?

Si, son solo aquellos que tienen hoy un obligación a toda la base de datos. 

¿Es verdad que si un aportante no cuenta con algunos de los datos obligatorios no debe reportarse?

Efectivamente el primer reporte deberá contener la ubicación que tengan actualmente las administradoras de sus aportantes, para el segundo tendrán que actualizar los datos. 

¿Existe diferencia entre el reporte de cartera consolidada y cartera desagregada?

Si, la cartera consolidada, es el total de los registros que tenga la administradora como deuda, incluyendo las cartera generada por independientes, dependientes, concursales, fallecidos, ilocalizados, entre otros.

Por su parte, el reporte desagregado de cartera corresponde a la deuda identificada por el aportante, incluyendo datos adicionales como: 1) el Último periodo de pago; 2) el número de periodos sin pago; 3) la fecha del último pago; 4) tipo de cartera; 5) origen de la cartera; 6) Última acción de cobro adelantada, etc. Los valores del informe consolidado deberían ser iguales a la suma de los valores reportados en el informe desagregado. 

¿Cuáles son los aportantes que se deben incluir en el “Reporte Consolidado y desagregado de cartera? ¿Son solo aquellos que tienen una obligación pendiente en el mes?

No, se debe reportar el histórico de la cartera, es decir; el total de los registros, el total de aportantes que tenga la administradora con deuda, incluyendo la cartera generada por independientes, dependientes, concursales, fallecidos, entre otros.

En el reporte desagradado y consolidado de cartera, se tienen campos que generan clasificación de información; tipo, origen y edad de la cartera, lo cual indica que se deben enviar registros de información combinando varios campos ¿Esto es correcto?

Sí, para cada combinación posible existirá un registro o línea en el reporte. 

¿El campo de información “Número de periodos sin pago” del reporte consolidado, aplica solo para la deuda presunta?

No. El reporte de cartera consolidado, como su nombre lo indica es toda la cartera identificada por la administradora, por lo tanto, en el campo "Número de periodos sin pago" será el resultado consolidado de todos los periodos identificados, tanto para cartera presunta como real.

¿Es posible hacer llegar a un correo electrónico de la UGPP, archivos de ejemplo o de prueba, con el fin de adelantar la gestión de construcción de los reportes y obtener el aval que cumplen con los parámetros establecidos?

No. El 30 de agosto de 2013, la Unidad publicó en la página inicial  www.ugpp.gov.co, la Guía actualizada de Uso eficiente de la Información, en la cual se encuentran los ejemplos de las escrituras.

Igualmente, la Subdirección de Integración entregó a todas las administradoras del SPS las Memorias del Reporte de Información, en las cuales se desarrollan 3 ejemplos para los correspondientes reportes.  Tema desarrollado en los Talleres llevados a cabo en el mes de agosto de 2013.

¿Cuáles son las fechas para entregar los reportes?

A partir del 30 de septiembre de 2013, el reporte Consolidado de cartera el cual tiene periodicidad mensual, a partir del 30 de septiembre de 2013, el reporte Desagregado de cartera el cual tiene periodicidad trimestral, a partir del 29 de noviembre de 2013 el reporte de Ubicación y Contacto el cual tiene periodicidad anual.

Consulte el documento: Memorias, en la sección de Talleres realizados con Administradoras del Sistema de la Protección Social –Septiembre 13 de 2013 en la página web de nuestra entidad.

¿Se deben incluir decimales en los valores a reportar?

No se deben incluir decimales en los valores a reportar. 

¿A través de qué medio se entregarán los reportes?

A través de la conexión FTP Seguro de la UGPP.  Para tal fin, cada administradora cuenta con un usuario y contraseña habilitado, previamente autorizado y suministrado por la UGPP.

¿Qué pasa si no hay conexión con el FTP?

La no conexión efectiva al FTP no es motivo para postergar o eximir del envío de la información.  Se debe enviar por medio de CD o al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. archivos debidamente cifrados o con clave de acceso.  La clave debe ser remitida únicamente al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. .

¿Los intereses de mora se deben reportar?

No, el reporte de cartera deberá incluir únicamente el valor de capital.

¿Se debe reportar toda la cartera incluyendo inactivas y en expulsión?

Si, se debe reportar el histórico de la cartera, es decir;  el total de los registros que tenga la administradora como deuda, incluyendo la cartera generada por independientes, dependientes, empresas en procesos concursales, fallecidos o no localizados, entre otros.

¿Cómo se reportan las empresas que vienen realizando aportes parciales para unos cotizantes y otro no y las empresas que aportan por debajo de porcentaje establecido?

En los artículos 4  y 5 de la Resolución 444 de 2013, se estableció el reporte consolidado de cartera y el reporte de cartera desagregada por aportante; tales artículos fueron desarrollados en la Guía Uso Eficiente de la Información (Páginas de la 8 a la 15). En caso de existir cartera por inexactitud y/o mora, la administradora debe realizar el registro siguiendo los parámetros definidos en el instructivo en cita. 

¿El reporte por cotizante se dará inicio únicamente con la implementación de la resolución 444, es decir no será reporte de datos históricos?

No, el reporte de cartera es histórico.  Corresponde al total de los registros de deuda  de cada Administradora y el reporte desagregado corresponde al valor total de la cartera discriminado por Aportante.

Es importante aclarar, que no se debe realizar el reporte de cartera por cotizante. 

¿En la cartera desagregada se envía información de la empresa o de los afiliados de la misma?

No, el reporte desagregado corresponde al valor total de la cartera discriminado por Empresa (Aportante).

¿A partir de qué fecha rige la Regla de estimación de la cartera presunta establecida en el anexo técnico?

No rige hasta tanto la UGPP defina la metodología que se aplicara.  La Unidad considera que la metodología establecida en el anexo técnico para calcular la deuda presunta es la que presenta un menor error esperado y por lo tanto, es la que nos permitiría una mejor confirmación de la cartera presunta total del Sistema, sin embargo en este periodo de transición la UGPP estará realizando las acciones pertinentes  para unificar la metodología de cálculo con otras entidades del estado, que solicitan dicha información.

¿La cartera real corresponde a la registrada contablemente por la Administradora?

La cartera real corresponde a la cartera sobre la cual se tiene certeza sobre su existencia y su valor.

¿La notificación de la liquidación del valor adeudado al aportante que sirve a la administradora para constituir en mora cumple con el mismo objetivo del aviso de incumplimiento

No, el aviso de incumplimiento es una etapa anterior al inicio por parte de las administradoras del procedimiento para logar la constitución del título ejecutivo y no interfiere con el trámite reglado de constitución en mora previsto para cada subsistema. El aviso de incumplimiento deberá ser comunicado al aportante a más tardar el día 10 del mes siguiente a la causación del incumplimiento, para lo cual,  deberán confluir los dos supuestos siguientes: i) que se presente incumplido en el pago; ii) que hayan pagado su obligación en el mes anterior al incumplimiento.

¿Si realizó el aviso de incumplimiento dentro del mismo mes de obligatoriedad del pago es válido?

De acuerdo con la actualización de la guía de Aviso de incumplimiento publicadas el día 30 de agosto en la página de la UGPP, el aviso de incumplimiento se deberá realizar a más tardar el día 10 del mes siguiente al incumplimiento a todos los aportantes, por lo tanto, es válido realizar el aviso dentro del mismo mes de vencimiento del pago.

No obstante lo anterior, para el envío del aviso debe cumplir las dos condiciones, es decir: i) Hayan incumplido el pago del mes por el cual se realiza el aviso; ii) Hayan pagado su obligación en el mes anterior al incumplimiento. 

¿El aviso de incumplimiento se incluye en el reporte desagregado como acción?

Si, para los reportes de cartera desagregada que se presenten desde el mes de diciembre de 2013 en adelante. 

¿La información que se debe reportar a la UGPP y las acciones que deben adelantar las administradoras en aplicación de la Resolución 444 de 2013, involucra los independientes y contratistas de prestación de servicios que incurran en mora?

Si, aplica para todos aquellos aportantes que incumplan con el pago de las Glossary Link contribuciones parafiscales de la protección social, sin importar la modalidad de su afiliación.

¿Si no se recibió respuesta en la primera acción de cobro o de incumplimiento, cuantas más debo hacer?

De acuerdo a los estándares de cobro y la actualización realizada a la guía de Aviso de Incumplimiento, la cual fue publicada el día 30 de agosto en la página de la entidad, solo se debe realizar un aviso de incumplimiento teniendo en cuenta la siguiente regla:

El aviso de incumplimiento en el pago al aportante deberá ser comunicado a más tardar el día 10 del mes siguiente al incumplimiento a todos los aportante que: i) hayan incumplido el pago; ii) hayan pagado su obligación en el mes anterior al incumplimiento.

¿Por medio de qué o cuál proceso una EPS del régimen contributivo va a contar con título o una orden para iniciar cobros coactivos ya que actualmente el alcance solo llega a cobros persuasivos?

Para la emisión de títulos ejecutivos las administradoras deberán regirse por las normas legales que les aplica.

Adicionalmente cada Administradora deberá revisar el procedimiento que le aplica, ya que el proceso de cobro coactivo únicamente es para entidades públicas, por lo cual una Administradora privada deberá adelantar procesos judiciales. 

¿Las administradoras del Sistema de la Protección Social perdieron la competencia para adelantar las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados?

No, con la modificación introducida por el artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, se reiteró la competencia de la UGPP para conocer de los eventos de omisión en la afiliación al Sistema de la Protección Social y se amplió su ámbito funcional para conocer de la Glossary Link determinación y cobro de la inexactitud.

En lo que atañe a la mora, el conocimiento de este evento, nunca ha sido del tenor de la Unidad y la Ley 1607 de 2012 reitera que la misma sigue estando a cargo de las administradoras del sistema de la protección social. 

¿El nombre del archivo debe incluir el nombre de la Administradora?

No.  Se debe cumplir de forma estricta con el nombre para cada archivo, incluyendo la extensión (.txt), si no cumple con los parámetros el sistema automáticamente lo rechaza y no es tenido en cuenta para el cargue y consolidado.  Ver actualización Guía para el uso eficiente de la nformación, publicado en lapaguna web de nuestra entidad:

  • 3 primeros caracteres corresponden al Subsistema (EPS)
  • 6 siguientes al código de la administradora (230501)
  • 4 siguientes al año del reporte (2013)
  • 2 siguientes al mes del reporte (09)
  • Últimos caracteres al nombre del reporte (contacto, consolidado o desagregado)
  • Los anteriores separados por una raya al piso _

      Ejemplo: EPS_230501_2013_09_contacto.txt
                        EPS_230501_2013_09_consolidado.txt
                        EPS_230501_2013_09_desagregado  

¿El total de registros que debe ser diligenciado en la Ficha de Control, incluye el encabezado del archivo (descripción de cada campo)?

 No. El encabezado de cada reporte no se cuenta como registro. 

 

¿Se debe entregar una Ficha de Control por cada reporte?

 Si. Cada reporte entregado debe estar acompañado por una Ficha de Control en excel.   

 

end faq

 

 

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