Unidad de Gestion Pensional y Parafiscales

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Preguntas frecuentes estándares de cobro

¿Cuánto tiempo de transición de ha otorgado a los involucrados para la adaptación de sus procesos a lo establecido en la nueva Resolución de Estándares de Procesos de Cobro?

De acuerdo con la Resolución 251 de 2017 la transición culmina el 1° de abril de 2017, fecha a partir de la cual entra en vigencia la Resolución 2082 de 2016.  

¿Desde qué momento comenzará a regir de manera integral lo dispuesto en la Resolución 2082 de 2016 y dejará de ser aplicable lo establecido en la Resolución 444 de 2013?

De acuerdo con la Resolución 251 de 2017 la transición culmina el 1° de abril de 2017, fecha a partir de la cual entra en vigencia la Resolución 2082 de 2016.  

¿Cuál es la competencia que La Unidad tiene para establecer los estándares a los procesos cobro de las administradoras del Sistema de la Protección Social?

La facultad para que La Unidad establezca los estándares que las administradoras del Sistema de la Protección Social deben seguir para el   Glossary Link cobro de la mora de los aportes a su cargo,  fue otorgada por el parágrafo 1° del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, el cual refiere que “Las administradoras del Sistema de la Protección Social continuarán adelantando las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados, para tal efecto las administradoras estarán obligadas a aplicar los estándares de procesos que fije la UGPP (…)”

¿Las administradoras del Sistema de la Protección Social perdieron la competencia para adelantar las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados?

No, con lo establecido en el artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, se reiteró la competencia de la Unidad para conocer los eventos de omisión en la afiliación al Sistema de la Protección Social y se amplió su ámbito funcional para conocer la   Glossary Link determinación y cobro de la inexactitud. En lo que atañe a la mora, la Ley 1607 de 2012 reitera que  ésta sigue estando a cargo de las administradoras del Sistema de la Protección Social.

¿Cuál es el alcance de la Resolución 2082 de 2016, mediante la cual se establecen estándares de cobro?

Unificar los criterios que permitan el cobro de la  cartera morosa en el sistema de la protección social, para el efecto las administradoras están obligadas al cumplimiento de los estándares definidos en la Resolución 2082 de 2016.

 

¿Qué son las contribuciones parafiscales?

Son gravámenes establecidos por la Ley de carácter obligatorio que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para beneficio del propio sector.

Qué es el Sistema de la Protección Social?

El artículo 1º de la Ley 789 de 2002 define el Sistema de la Protección Social como el conjunto de políticas públicas destinadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de los más desprotegidos para obtener como mínimo el derecho a la salud, la pensión y el trabajo. El objeto fundamental, en el área de pensiones, es crear un sistema viable que garantice unos ingresos aceptables a los presentes y futuros pensionados. En salud, los programas están enfocados a permitir que los colombianos puedan acceder en condiciones de calidad y oportunidad, a los servicios básicos. El sistema debe crear las condiciones para que los trabajadores puedan asumir las nuevas formas de trabajo, organización y jornada laboral y simultáneamente se socialicen los riesgos que implican los cambios económicos y sociales.

¿Cuáles son los subsistemas que conforman el Sistema de la Protección Social en Colombia?

Los subsistemas que conforman el Sistema de la Protección Social en Colombia son seis::

  • Sistema General de Seguridad Social en Salud

  • Sistema General de Seguridad Social en Pensiones

  • Sistema General de Riesgos Laborales

  • Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF

  • Régimen del Subsidio Familiar – Cajas de Compensación Familiar

     

¿El anexo técnico que acompaña la Resolución 2082 de 2016 es de obligatorio cumplimiento?

Si, el artículo 20 de la Resolución de Estándares de Procesos de Cobro establece que: “El anexo técnico que desarrolla cada uno de los estándares de los procesos de cobro forma parte integral de la presente resolución y es de obligatorio cumplimiento”.

¿La Unidad tiene proyectado realizar auditorías a las administradoras con respecto a la aplicación de los  estándares?, ¿Con que periodicidad?

Si, y se realizarán de acuerdo con el  plan de auditoria anual de la entidad. 

¿Con qué periodicidad La Unidad evaluará los hechos de incumplimiento establecidos para cada uno de los estándares de cobro? 

Para el estándar de "uso eficiente de la información"  La Unidad evaluará su cumplimiento conforme con los plazos establecidos para la entrega de la información  y las condiciones específicas para su entrega. 

En cuanto a los demás estándares La Unidad definirá el momento que considere pertinente para hacer la revisión documental exigida para cada estándar  de acuerdo con el plan anual de auditoria.

 

¿La Unidad sancionará a las administradoras que incumplan con lo establecido en el estándar de Uso Eficiente de la Información en relación a la entrega de los reportes de ubicación y contacto, cartera consolidada o cartera desagregada?

Si, la Resolución de estándares de procesos de cobro establece en el capítulo II. "Conductas sancionables y dosificación de la sanción" determinando para el estándar de uso eficiente de la información (que comprende los reportes de ubicación y contacto, consolidado y desagregado de la cartera) las conductas sancionables  en las que pueden incurrir las administradoras y su dosificación correspondiente que pueden alcanzar hasta los 50 UVT por periodo y reporte.

Así mismo, el anexo técnico en su capítulo I aclara cada una de las conductas y establece los hechos que evidencian el incumplimiento de las mismas.

 

¿A partir de qué periodo debe iniciarse la entrega de los reportes establecidos en el estándar I de la resolución Estándares de Procesos de Cobro?

La resolución 2082 de 2016 entra en vigencia el 1° de abril de 2017, por lo tanto la primera información de cartera que deben entregar las administradoras del SPS con los ajustes establecidos, corresponde a los reportes consolidado y desagregado 2017-04 con datos al último día calendario del mes inmediatamente anterior, es decir con corte a 31 de marzo de 2017 y los cuales tienen plazo para su entrega el último día hábil del mes de abril, es decir el 28 de abril de 2017.

 

¿Es posible que La Unidad extienda el plazo de inicio de entrega de los reportes de cartera y ubicación, aplicando los nuevos parámetros establecidos a las administradoras que manifiesten no contar con el tiempo suficiente para la adaptación de su sistema? 

No, el plazo de cuatro meses ha  sido establecido por medio de la Resolución 2082 de 2016 el cual  fue objeto de prórroga por la Resolución 251 de 2017, ampliando el plazo hasta el 1° de abril de 2017, por tanto no hay  lugar a su extensión.

¿Quiénes deben ser incluidos en el reporte de ubicación y contacto que las administradoras suministran a La Unidad? 

Todos los aportantes (empleadores e independientes) obligados a realizar aportes a cada administradora del Sistema de la Protección Social.

¿Es obligatorio realizar acciones de actualización de datos de ubicación y contacto de los aportantes?

Sí. El anexo técnico de la resolución 2082 de 2016 establece en su capítulo I, que las administradoras del Sistema de la Protección Social deben actualizar durante el transcurso del año la información de ubicación y contacto de todos sus aportantes obligados al pago de las   Glossary Link contribuciones parafiscales y enviar un reporte a la Unidad en el plazo fijado.

 

¿Cuándo se debe entregar a La Unidad el reporte de ubicación y contacto?

El plazo máximo de entrega del reporte de ubicación y contacto es el último día hábil del mes de noviembre de cada año y debe consolidar toda la información recolectada luego de la gestión de actualización y confirmación de datos de cada uno de los aportantes obligados a realizar aportes a la administradora.

¿Qué diferencias tiene el reporte de ubicación y contacto solicitado por la Resolución 2082 de 2016 en relación al reporte de ubicación y contacto de la resolución 444 de 2013?

La estructura requerida en los dos reportes es similar en cuanto a la cantidad  de los campos exigidos. Sin embargo la nueva resolución de estándares de procesos de cobro presenta una estructura más precisa en cuanto a la descripción de cada uno de los 25 campos solicitados, con el fin de evitar inconsistencias y entradas de información poco útiles al consolidado de la información.

Por esta razón lo invitamos a revisar en detalle la estructura del reporte presentada en el anexo técnico de la Resolución 2082 de 2016.

 

¿La Unidad revisará la información que le entreguen las administradoras en el reporte de ubicación y contacto?

Si, La Unidad evaluará la cantidad y la calidad de la información que envían las administradoras en los siguientes términos:

  • La calidad la de información se medirá a partir de la última fecha de actualización reportada.
  • La cantidad se medirá a través de la completitud de la información determinada por el número de aportantes actualizados y datos que tengan de los aportantes.

A partir de la evaluación de la calidad y cantidad de la información, La Unidad podrá desarrollar planes particulares de actualización para las administradoras.

¿La información que las administradoras suministren a La Unidad, en relación con la actualización de datos de ubicación y contacto de los aportantes, al ser compartida entre las distintas administradoras del Sistema de la Protección Social vulnera la Ley de protección de datos personales de los usuarios?

No, el artículo 5° de la Resolución No. 2082 de 2016 establece que La Unidad compartirá con las administradoras la información de ubicación y contacto que consolide, siempre y cuando las administradoras que la soliciten sigan el protocolo establecido en el Anexo Técnico de la  resolución (capítulo I) y garanticen que solo será utilizada para el ejercicio de las funciones propias del control de la cartera del Sistema de la Protección Social, cumpliendo con los lineamientos señalados en la Constitución Política y la Ley 1712 de 2014 en relación con la protección del derecho al habeas data, intimidad, buen nombre y reserva legal.

¿Cómo se tiene acceso a la información de la ubicación y contacto de los aportantes, consolidada por La Unidad?

El anexo técnico de la Resolución No. 2082 de 2016 en su capítulo I, establece el protocolo para compartir la información de ubicación  y contacto con las administradoras. 

Las solicitudes de información de las administradoras que no cumplan con las especificaciones del protocolo no serán tramitadas y se dispondrá su devolución.

¿Si un aportante no cuenta con alguno de los datos obligatorios no debe reportarse?

En el caso que únicamente cuente con la información de identificación del aportante y no se tenga al menos un dato de dirección, teléfono o email podrá omitirse el registro del reporte, aclarando sin embargo, que dentro del Anexo técnico de la Resolución 2082 de 2016 se establece que cada administradora deberá conservar evidencias de las gestiones realizadas para obtener la actualización de los datos de los aportantes y estas podrán ser solicitadas por La Unidad cuando lo considere pertinente.



¿Qué diferencia existe entre el reporte de cartera consolidada y cartera desagregada?

El reporte de cartera consolidado resume la deuda por cobrar que tenga la administradora con sus aportantes, totalizada de acuerdo con su clasificación por tipo, origen y edad. Este reporte debe incluir la suma del total de registros que tenga la administradora por deuda, incluyendo la cartera generada por independientes, dependiente, concursal, fallecidos, no localizados, entre otros.

Por su parte, el reporte de cartera desagregado relaciona la deuda identificada para cada aportante, incluyendo además de las variables del reporte consolidado, datos adicionales como: 1) datos del aportante 2) fecha del último pago; 3) Última acción de cobro adelantada 4) clasificación del estado del aportante, etc. 

 ¿Cuáles son los aportantes que se deben incluir en el reporte consolidado y desagregado de cartera? 

En los dos reportes se deberá ingresar la totalidad de cartera histórica de aportantes que a la fecha de corte tengan deuda con la administradora. En el reporte consolidado se totalizarán los valores de acuerdo con cada una de las variables que se solicitan,  y en el informe desagregado tendrá la información en detalle de la deuda de estos mismos aportantes.

En el reporte desagradado y consolidado de cartera, se tienen campos que generan clasificación de información; tipo, origen y edad de la cartera, lo cual indica que se deben enviar registros de información combinando varios campos ¿es esto es correcto?

La información reportada de cartera consolidada y desagregada debe cumplir los parámetros definidos en la Resolución 2082 de 2016.

¿Es posible que La Unidad valide o certifique archivos o reportes de prueba de las administradoras antes de la radicación formal de los reportes?

No, La Unidad solo analizará la información publicada formalmente por las administradoras en los canales dispuestos para la entrega de los reportes.

 

¿Cuáles son los plazos establecidos para entregar los reportes? 

El reporte consolidado de cartera debe entregarse con una periodicidad mensual, teniendo como plazo máximo de entrega el último día hábil de cada mes.

El reporte desagregado de cartera debe entregarse con una periodicidad trimestral (enero, abril, julio y octubre), teniendo como plazo máximo de entrega el último día hábil de cada mes.

¿Se debe reportar toda la cartera incluyendo la de empresas inactivas y en expulsión? 

Si, se debe reportar el histórico de la cartera, es decir; el total de los registros que tenga la administradora como deuda, incluyendo la cartera generada por independientes, dependientes, empresas en procesos concursales, fallecidos o no localizados, entre otros.

La información que se debe reportar a La Unidad y las acciones que deben adelantar las administradoras en aplicación de la Resolución 2082 de 2016, ¿involucra a los independientes y contratistas de prestación de servicios que incurran en mora?

Si, aplica para todos aquellos aportantes que incumplan con el pago de las contribuciones parafiscales de la protección social, sin importar la modalidad de su afiliación.

¿Cómo se reportan las empresas que vienen realizando aportes parciales para unos cotizantes y las empresas que aportan por debajo de porcentaje establecido?

Estos casos de pagos parciales corresponden a una posible inexactitud cometida por los aportantes al momento de realizar sus pagos. Tanto el reporte consolidado como el desagregado cuentan con una opción para incluir esta información en el campo ORIGEN con la clasificación inexactitud.

Sin embargo y para una mayor claridad sobre los conceptos de inexactitud, mora y omisión lo invitamos a consultar el  decreto único 1068 de 2015, artículo 2.12.1.1, numerales 3, 4 5 y 6 (antes artículo 1 del Decreto 3033 de 2013).

¿La cartera real corresponde a la registrada contablemente por la administradora?

De acuerdo con el anexo técnico la cartera o deuda real es aquella determinada en una   Glossary Link liquidación o acto administrativo en firme proferido por las administradoras.

¿En la cartera desagregada se envía información de la empresa o de los afiliados de la misma?

No, el reporte desagregado corresponde al valor total de la cartera discriminado por empresa (aportante).

¿Cómo debe registrarse el campo año de la cartera?

Este campo busca tener la información de la edad de la cartera de cada aportante, incluso si tiene más de un proceso de cobro en curso con la misma administradora.  En este sentido se presenta el siguiente ejemplo:

A la fecha de corte del reporte desagregado de cartera (ej: 30-03-2017) se encuentra que el aportante ABC123 tiene una cartera 100% real y por mora un valor de $120.000. Sin embargo se evidencia que este valor total se desagrega en dos procesos de cobro diferentes considerando que: 1. El primer proceso fue establecido por un valor de cartera de $70.000 por los periodos mayo de 2015 hasta octubre de 2015 (6 meses = 6 periodos en mora) y  esta deuda se encuentra  en etapa de cobro judicial.  2. Para el segundo proceso el aportante incurrió nuevamente en mora de $50.000 pero solo para el periodo de diciembre de 2016 (1 mes = 1 periodo) y para esta deuda el aportante se encuentra en etapa de aviso de incumplimiento.

Al momento de registrar el caso de este aportante en el próximo reporte desagregado de cartera del mes de abril, la administradora tendrá que incluir dos registros teniendo en cuenta que este aportante tiene 2 procesos de cobro y el campo año de la cartera sería diferente para cada uno, ya que el primer proceso tiene una edad a la fecha de corte  2.  Mayor a 1 año - igual o inferior a 2 años, y el segundo se ubica en el rango 1. Igual o inferior a 1 año. Esto lo tendrá que hacer de la siguiente manera:

Nombre administradora

Nombre o razón social del aportante

...

Valor de la cartera

Año de la cartera aportante

Administradora

Aportante ABC123

...

70000

2

Administradora 

Aportante ABC123

...

50000

1

¿A qué se refiere la descripción del campo número de periodos sin pago al decir “si tiene periodos sin pago no consecutivos, debe incluirlos por separado”?

Este campo  busca tener la información del número de periodos sin pago que un aportante puede reportar por cada proceso de cobro que tenga activo con alguna administradora y pueden presentarse en rangos de tiempos diferentes y no consecutivos, por ejemplo:

A la fecha de corte del reporte desagregado de cartera (ej.: 30-03-2017) se encuentra que el aportante ABC123 tiene una cartera 100% real y por mora  un valor de $120.000. Sin embargo se evidencia que este valor total se desagrega en dos procesos de cobro diferentes considerando que: 

1. El primer proceso fue establecido por un valor de cartera de $70.000 por los periodos de mayo de 2015 hasta octubre de 2015 (6 meses = 6 periodos en mora) y  esta deuda se encuentra en etapa de cobro judicial.  

2. Para el segundo proceso el aportante incurrió nuevamente en mora de $50.000 pero solo para el periodo de diciembre de 2016 (1 mes = 1 periodo) y por esta deuda se encuentra en etapa de aviso de incumplimiento.

Por esta razón y con el fin de no perder la información de los procesos de cobro vigentes que tiene este aportante, ni la cantidad de periodos de pago que se están cobrando en cada proceso, se solicita hacer una separación de estos casos en registros diferentes de la siguiente manera:

Nombre administradora

Nombre o razón social del aportante

...

Valor de la cartera aportante

Año de la cartera aportante

Número de periodos sin pago

Última acción de cobro 

Fecha única acción de cobro

Administradora

Aportante ABC123

...

70000

2

6

5

01/09/2016

Administradora

Aportante ABC123

...

50000

1

1

1

01/02/2017

 

¿Qué debe registrarse en el campo Convenio de Cobro?

Sobre este campo  la administradora  debe señalar si para cualquiera de las etapas del proceso de cobro en que se encuentre el aportante (desde el aviso de incumplimiento hasta el cobro jurídico) se solicitó el apoyo de algún tercero (empresas de cobro, firmas de abogados, etc…) para que haga el cobro de la deuda.

¿Qué información debe registrarse en el campo de metodología de cálculo de la ficha de control?

Como lo señala el anexo técnico de la Resolución, cada administradora debe hacer una breve descripción de la forma como calcula  la cartera presunta. Esto considerando que en el mismo anexo dice "Las administradoras deben realizar la estimación de la cartera presunta de acuerdo con los parámetros que han venido utilizando y reportar la fórmula aplicada”.

¿A qué se refiere el anexo técnico con la fecha de corte del reporte?

Se refiere al momento en que las administradoras tienen que hacer el corte en sus bases de datos para la generación de cada uno de los reportes requeridos y que deberán ser entregados en el último día hábil del mes siguiente.

¿La Unidad revisará la información que le entreguen las administradoras en los reportes consolidado y desagregado de cartera?

Si, La Unidad evaluará la calidad y cantidad de la información de cada reporte entregado por las administradoras de la siguiente manera:

  • La calidad está directamente relacionada con los campos nulos e inconsistentes del archivo y la diferencia relativa entre los valores de cartera reportados en los informes consolidados y desagregados de cartera.
  • La cantidad está relacionada con los campos obligatorios que contienen información del reporte desagregado.

A partir de esta evaluación La Unidad podrá desarrollar planes particulares de seguimiento para las administradoras. 

Por otra parte, La Unidad realizará seguimiento al comportamiento de la cartera reportada a través de indicadores y establecerá estrategias conjuntas que propendan por la reducción de  la cartera.

 

¿En qué formato se deben enviar los reportes a La Unidad?

El formato con extensión .txt es el único permitido para la entrega de los reportes de ubicación y contacto, consolidado y desagregado. El uso de otros formatos constituye causal para la devolución del archivo por parte de La Unidad.

¿Si se presenta un error de conexión al FTP seguro de La Unidad al momento de realizar el cargue de la información, la administradora queda exonerada de ser sancionada por la no entrega de la información?

No, si bien la conexión FTP es el canal oficial para la entrega de los reportes de cartera y de ubicación y contacto, La Unidad ha dispuesto los siguientes canales alternos para la entrega de la información, solo en el caso de presentarse inconvenientes con el acceso al canal FTP Seguro: 

  • En nuestra página web www.ugpp.gov.co ingrese al link escríbanos y adjunte el archivo correspondiente.
  • Puede acercarse en Bogotá a nuestro Centro de Atención al Ciudadano ubicado en la Calle 19 N°68 A 18,  de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

Considerando que hay canales alternativos para la entrega a tiempo de la información, La Unidad no hará excepciones en cuanto a la determinación de conductas sancionables para cada una de las administradoras.

 

¿Cómo se realizará la determinación de las conductas sancionables desde La Unidad?

Por cada periodo y por cada reporte se validará el cumplimiento de las condiciones y forma de envío, estructura y características del archivo.

El valor de la sanción por incumplimiento a este estándar será acorde con la conducta en la que incurrió la administradora las cuales se encuentran descritas en la Resolución 2082 de 2016 y en el anexo técnico, teniendo en cuenta que por cada reporte y periodo da origen a una sanción.

 

¿Aunque la administradora sea sancionada por la conducta de no envió de información al no entregar uno de los reportes solicitado, debe enviar finalmente el reporte que tenga pendiente a La Unidad?

Si, la imposición de una sanción no exime a las administradoras de entregar el reporte con el cumplimiento de la estructura y características estipuladas. La ausencia de cualquiera de los reportes solicitados se verá reflejada en el contenido de los informes consolidados de la cartera del Sistema de la Protección Social emitidos por La Unidad y publicados a través de su página web.

 

 

Si La Unidad devuelve un reporte del estándar de uso eficiente de la información, por uno o más hechos de los contemplados en el anexo técnico de la resolución, ¿la administradora será sancionada por la cantidad de errores que originaron la devolución o tendrá una única sanción?

La sanción será aplicada de acuerdo con la conducta que sea conformada luego de la revisión de cada hecho cometido por la administradora y para cada uno de los reportes esperados por periodo. Esto implica que la sanción será única por conducta y no por cada error evidenciado en el reporte entregado.

La sanción solo será acumulada en el caso que la administradora incurra en más de una conducta sancionable en el mismo periodo. Sin embargo y como lo menciona la Resolución 2082 de 2016 en el parágrafo del artículo 16: “Si las conductas a sancionar comprenden distintos estándares la imposición de la sanción no podrá ser superior a doscientos (200) UVT”.

Si La Unidad detecta incumplimiento en la aplicación de los estándares de cobro para el caso de más de un aportante, ¿se genera una única sanción por el hallazgo o se genera una sanción por cada uno de los aportantes en donde no se encontraron los soportes de la gestión realizada?

La sanción será aplicada de acuerdo con la conducta que se configure luego de la revisión de cada hecho cometido por la administradora para cada uno de los estándares evaluados por periodo. Esto implica que la sanción será única por conducta y no por cada aportante en el cual se evidencie incumplimiento de algún estándar.

La sanción solo será acumulada en el caso que la administradora incurra en más de una conducta sancionable en el mismo periodo. Sin embargo y como lo menciona la Resolución 2082 de 2016, en su parágrafo del artículo 16: “Si las conductas a sancionar comprenden distintos estándares la imposición de la sanción no podrá ser superior a doscientos (200) UVT”.

 

¿Los avisos de incumplimiento son parciales y totales? es decir; ¿cuándo hay ausencia total del pago y cuando hay ausencia del pago solo para unos afiliados y sin reporte de novedad de retiro? 

Sí, el artículo 9 de la Resolución 2082 de 2016 establece que el aviso de incumplimiento va dirigido a aquellos aportantes que presentan obligaciones con incumplimiento, ya sea por ausencia total de pago y/o cuando hay ausencia del pago por algunos afiliados. Es decir, sin importar cual fuere el motivo que origina el incumplimiento de su obligación se procede a realizar el aviso de incumplimiento.

¿A partir de qué periodo de cotización se iniciará con el procedimiento de cobro definido en la Resolución 2082 de 2016?

El procedimiento de cobro definido en la Resolución 2082 de 2016, establece que las administradoras deben enviar el aviso de incumplimiento a los aportantes  que registren obligaciones con incumplimiento igual o inferior a 30 días calendario a partir de la fecha límite de pago, es decir para la cartera  que se encuentre en estas condiciones.

Para los aportantes que deben ser objeto de cobro persuasivo, la Resolución define que cuando se presente riesgo de incobrabilidad las administradoras deben abstenerse de adelantar acciones persuasivas  y proceder de forma directa al cobro jurídico, sin embargo, una de las condiciones para esto es “c) El aportante no tiene voluntad de pago, de acuerdo con la manifestación expresa que haga en este sentido a la Administradora por cualquier medio que permita su posterior verificación)”, no obstante para la mayoría de los casos no es posible que los aportantes manifiesten de manera expresa que no realizaran el pago

Ante la imposibilidad de obtener la manifestación expresa de la no voluntad de pago de la obligación por parte del aportante deudor, le corresponde a la administradora adelantar el cobro persuasivo en los términos definidos, excepto que esa cartera cumpla alguna de las otras condiciones de incobrabilidad.

¿Qué ocurre con aquellos aportantes frente a los cuales remitido el aviso de incumplimiento o las comunicaciones de cobro persuasivo, la empresa de correspondencia informa que la dirección no corresponde o que por cualquier motivo no fue posible hacer entrega del documento? ¿Cuál es el paso a seguir si dichas comunicaciones son enviadas a los datos de contacto brindados por La Unidad, una vez agotado el mecanismo que establece el artículo 5 de la Resolución 2082 de 2016? Lo anterior resulta de la mayor importancia, pues cualquier gestión de cobro adicional sería contraría al principio de efectividad, máxime cuando en el proceso judicial la EPS deberá cumplir con la carga procesal de notificar al demandado, lo cual no tendrá ningún eco y sí llevará al gasto de recursos en emplazamientos judiciales infructuosos.  

En estos casos, antes de continuar con el procedimiento de cobro podrán adelantarse acciones para actualizar los datos de ubicación del deudor; no obstante para efectos del cumplimiento del estándar valdrá acreditar el envío de las acciones persuasivas por cualquiera de los canales relacionados en el anexo y continuar con el respectivo proceso de cobro.  

 

 

Teniendo en cuenta que existe un número significativo de aportantes no localizados o irregulares (empresas fachadas que realizan afiliaciones de supuestos trabajadores dependientes, sin girar los recursos a los diferentes subsistemas), frente a los cuales ni siquiera La Unidad tiene datos de contacto correctos, ¿qué ocurre con la gestión de cobro, que a todas luces seria inefectiva? ¿Debe la EPS llevar a cabo todos los estándares de cobro?

La no ubicación del aportante no exime a la administradora de adelantar las acciones de cobro respectivas, de manera que se deberá realizar acciones tendientes a la ubicación del deudor obligado  y utilizar mecanismos legales de notificación en el proceso de cobro jurídico. 

 

Toda vez que el numeral 3 del capítulo 3 del anexo técnico de la Resolución 2082 de 2016, establece que las administradoras deben persistir en el cobro persuasivo cuando, desde un criterio costo - beneficio, no se justifique acudir a las acciones de cobro jurídico, surgen las siguientes inquietudes; ¿hasta cuánto tiempo deberá insistirse en dicho cobro persuasivo? ¿Es posible, después de determinado tiempo, que La Unidad ejerza el poder preferente sobre estos créditos? ¿Qué actividades se debe llevar a cabo sobre aquellas acreencias que no superen el monto de prioridad?

1. Cada una de las administradoras podrá regular en sus reglamentos internos de cartera las acciones a seguir frente a la cartera que presente la situación planteada.  

2. En cuanto al cobro preferente de la mora por parte de La Unidad, sólo en los casos que lo considere conveniente lo asume, no es una etapa posterior a las que deban adelantar las administradoras.  

3. Corresponde a cada administradora regular las actividades que adelantará sobre la cartera que por el factor costo-beneficio no adelante acciones de cobro jurídico.

 

¿Cuándo no se pueda contactar a un empleador después de la liquidación que presta mérito ejecutivo cuál es el proceso que se debe seguir?

Se procede a cumplir con lo estipulado en el artículo 13 de la Resolución 2082 de 2016 el cual dispone el cobro coactivo o judicial. Al considerarse que la acción persuasiva fue oportuna (se realizó en el término señalado y con el contenido mínimo de información indicado), se haya contactado al   Glossary Link empleador o no, se entiende culminada la acción de cobro persuasiva; lo cual indica que la siguiente etapa a la que se debe avanzar es la acción de cobro coactivo o jurídico.

En caso que a la cartera causada hasta febrero de 2017 se le deba aplicar la Resolución 2082 de 2016, ¿ello será desde el aviso de incumplimiento, las comunicaciones de cobro persuasivo o las acciones judiciales?

Teniendo en cuenta que los estándares de cobro fijados por La Unidad se encuentran regulados a partir de la expedición de la Resolución 444 de 2013, la cual se encuentra vigente hasta que se cumpla el periodo de transición y vigencia que establece la Resolución 251 de 2017, se continuarán adelantando las etapas de cobro según el estado en que se encuentren cuando entre en vigencia la Resolución 2082 ajustándolas a ésta.

Si en el trámite y ejecución de los estándares de cobro, el aportante hace caso omiso de su obligación de pago o del reporte de novedades, ¿es posible que la administradora constituya el título ejecutivo, cuando es altamente probable que la deuda corresponda a una mora presunta?  

De acuerdo con lo establecido en los artículos 8 y ss de la Resolución 2082 de 2016, las administradoras para incentivar el pago voluntario de las obligaciones que registran incumplimiento igual o inferior a 30 días calendario deben enviar un  aviso de incumplimiento, de manera que será la oportunidad para que el  deudor desvirtúe la obligación  reportando las novedades correspondientes, de lo contrario se continuará con la expedición del título ejecutivo en los términos señalados en la Resolución 2082 de 2016.

Conforme a lo establecido en el artículo 99 de la Ley 633 de 2000, corresponde a la entidad de aseguramiento en salud, dentro de la gestión de cobro persuasivo, adelantar gestiones de fiscalización tributaria en aras de esclarecer la mora presunta. En ese sentido, ¿cómo deberán sopesarse las actividades de cobro persuasivo, tales como inspecciones, con el término de 4 meses para constituir un título ejecutivo?

En el artículo 11 de la Resolución 2082 de 2016 se establece que La Unidad verificará que las administradoras privadas hayan expedido en el plazo previsto en la resolución  la liquidación que preste mérito ejecutivo sin perjuicio de lo dispuesto en las normas legales aplicables al respectivo subsistema.

Teniendo en cuenta que el numeral 6 del capítulo 3 del anexo técnico de la Resolución 2082 de 2016 señala que la primera comunicación para el cobro persuasivo de las contribuciones de la protección social debe realizase por medio escrito” ¿qué pasa de cara al proceso de cobro, cuando el único dato de contacto del aportante es un número telefónico?

La administradora debe adelantar acciones tendientes a la actualización de la ubicación de los aportantes morosos, no obstante en el evento que solo cuente con un contacto telefónico deberá ubicar por este medio una dirección física y en su defecto deberá acreditar que no cuenta con dirección para enviar la comunicación y evidenciar que se adelantaron las gestiones pertinentes para lograr su ubicación. 

Es objeto de sanción, que las administradoras implementen  dentro de los procesos de cobro la forma en la cual se ira implementando de manera mensual los estándares de acciones de cobro hasta cubrir el 100% de las empresas que deben ser objetos del mismo, y no se implemente para todas las empresas en simultaneo con la entrada en vigencia de la Resolución. 

Sí. Si bien la Resolución de 2082 de 2016 será aplicada en firme a partir del mes de abril de 2017, los estándares de cobro fueron establecidos desde la Resolución 444 de 2013 y por tanto si es objeto de sanción que después de finalizada la transición no se hayan implementado acciones de cobro al menos para un grupo significativo de empresas de acuerdo con unos criterios plasmados en el manual de procesos de cobro que debe tener cada administradora.

 

¿Cómo se lleva a cabo el remate de los bienes en el proceso de cobro coactivo?

¿Qué son las contribuciones parafiscales?

Son gravámenes establecidos por la Ley de carácter obligatorio que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para beneficio del propio sector.

Qué es el Sistema de la Protección Social?

El artículo 1º de la Ley 789 de 2002 define el Sistema de la Protección Social como el conjunto de políticas públicas destinadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de los más desprotegidos para obtener como mínimo el derecho a la salud, la pensión y el trabajo. El objeto fundamental, en el área de pensiones, es crear un sistema viable que garantice unos ingresos aceptables a los presentes y futuros pensionados. En salud, los programas están enfocados a permitir que los colombianos puedan acceder en condiciones de calidad y oportunidad, a los servicios básicos. El sistema debe crear las condiciones para que los trabajadores puedan asumir las nuevas formas de trabajo, organización y jornada laboral y simultáneamente se socialicen los riesgos que implican los cambios económicos y sociales.

¿Cuáles son los subsistemas que conforman el Sistema de la Protección Social en Colombia?

Los subsistemas que conforman el Sistema de la Protección Social en Colombia son seis::

  • Sistema General de Seguridad Social en Salud

  • Sistema General de Seguridad Social en Pensiones

  • Sistema General de Riesgos Laborales

  • Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF

  • Régimen del Subsidio Familiar – Cajas de Compensación Familiar

     

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