Sustitución provisional

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Requisitos clave para identificar si puede solicitar la sustitución provisional

1. Ser designado n vida por el pensionado.

2. Acreditar ser beneficiario del pensionario.

Lista de Documentos para solicitar la sustitución provisional

Recuerde que puede agendar una cita para recibir asesoría sobre su solucitud

Documentos para causante o titular de derecho

Documento	Características	Listado
Formulario único de solicitudes prestacionales	Diligencie y envíe el formulario único de solicitudes prestacionales con los datos personales del causante, solicitantes y beneficiarios según el caso, indicando la prestación que solicitará, entidad donde trabajó y los tiempos de servicio prestado. Estos dos campos no debe diligenciarlos para las solicitudes de designación en vida, auxilio funerario, pago único a herederos, sustitución provisional y pensión de sobrevivientes por muerte de afiliado no pensionado. Descárguelo
Registro civil de defunción	Copia simple o copia auténtica, tomada del original del registro civil de defunción. Se informa que la copia auténtica del registro civil de defunción, lo expide la notaría o la autoridad donde se realizó la inscripción del fallecimiento. Es válido el registro digital expedido por la REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. Tenga en cuenta que no será válido el documento aportado como certificado de defunción o constancia de fallecimiento.

Documentos para cónyuge y/o compañero permanente

Documento	Características	Listado
Registro civil de nacimiento	Copia simple o copia auténtica tomada del original del registro civil de nacimiento. Para los nacidos antes del 15 de junio de 1938 deberán aportar partida eclesiástica de bautismo en copia simple o copia auténtica tomada del original si no cuenta con el registro civil de nacimiento. Es válido el registro digital expedido por la REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. Nota: se informa que la copia auténtica del registro civil de nacimiento lo expide la notaria o la autoridad donde se realizó la inscripción del nacimiento. En cuanto a la copia auténtica de la partida eclesiástica de bautismo, lo expide la parroquia o capilla donde se celebró el bautismo.
Fotocopia del documento de identidad	Fotocopia legible del documento de identidad por ambas caras y ampliada al 150%. Nota: para el caso de cédula de ciudadanía, se puede presentar la fotocopia de la cédula en formato amarillo con hologramas o la cédula de seguridad personalizada en policarbonato, según corresponda.
Registro civil de matrimonio	Para los matrimonios celebrados desde el 15 de junio de 1938, deberán aportar registro civil de matrimonio en copia simple o copia auténtica tomada del original. Si el matrimonio se celebró antes del 15 de junio de 1938 y no cuenta con el registro civil de matrimonio deberá aportar la partida eclesiástica de matrimonio en copia simple o copia auténtica tomada de la original. Es válido el registro digital expedido por la REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. Nota: se informa que la copia auténtica del registro civil de matrimonio lo expide la notaria o la autoridad donde se realizó la inscripción de la celebración del matrimonio. En cuanto a la copia auténtica de la partida eclesiástica del matrimonio, lo expide la parroquia o capilla donde se celebró el matrimonio.
Declaración juramentada de convivencia del interesado(a) o de terceros	Declaración del interesado o de terceros, que se debe realizar bajo gravedad de juramento, donde indique claramente los extremos de convivencia entre el causante y el cónyuge o compañero(a), relacionando fecha de inicio y finalización en formato día/mes/año, en original o copia simple con firma del declarante. Para los casos en que el declarante no sepa firmar, se debe consignar la huella.

Documentos para hijos

Documento	Características	Listado
Registro civil de nacimiento	Copia simple O COPIA AUTÉNTICA, tomada del original. Nota: para hijos extramatrimoniales debe venir con nota marginal de reconocimiento. Es válido el registro digital expedido por la REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. Se informa que la copia auténtica del registro civil de nacimiento lo expide la notaria o la autoridad donde se realizó la inscripción del nacimiento.
Fotocopia del documento de identidad	Fotocopia legible del documento de identidad por ambas caras y ampliada al 150%. Nota: para el caso de cédula de ciudadanía, se puede presentar la fotocopia de la cédula en formato amarillo con hologramas o la cédula de seguridad personalizada en policarbonato, según corresponda.
Certificado de escolaridad – para los hijos entre 18 y 25 años de edad (Ley 1574 de 2012)	Certificación expedida por el establecimiento autorizado por el Ministerio de Educación Nacional o por las Secretarias de Educación de las entidades territoriales certificadas donde se cursan los respectivos estudios, en la cual conste: 1. Fecha de inicio y fin del período acreditado (indicando mes y año). 2. Nombre y número de documento de identificación del estudiante. 3. Denominación del programa y su duración. 4. Intensidad académica así: – Educación formal de preescolar, básica, media o superior: mínimo 20 horas semanales. – Educación para el trabajo y el desarrollo humano: mínimo 160 horas del respectivo período académico y/o 20 horas semanales siempre y cuando siempre y cuando cumpla con 160 hora en el período. – Programas cursado en el exterior: mínimo 20 horas semanales. 5. Para los programas de la educación para el trabajo y el desarrollo humano debe constar el número y la fecha del registro del programa. 6. Para los programas diseñados sobre el sistema de créditos deben constar las horas de acompañamiento directo del docente y las horas no presenciales. 7. Para los programas que se estén cursando en el exterior se allegará la constancia de que la institución educativa deberá estar certificada por la autoridad competente para operar en ese país, debe venir en original o copia simple y apostillado/legalizado. Nota: en aquellos programas en los cuales la obtención del título requiere la realización de prácticas profesionales de forma gratuita o ad honórem, se deberá allegar certificación original o copia simple de la persona jurídica de carácter público o privado bajo cuya responsabilidad se encuentra el estudiante, indicando el cargo o la labor que desempeña, la gratuidad de esta y el período de duración. Así mismo, la institución educativa deberá avalar la práctica realizada, para lo cual, se debe allegar certificado original o copia simple de terminación de materias y certificación original o copia simple del aval de la práctica realizada.
Dictamen de invalidez – para los hijos en situación de discapacidad que dependían económicamente del causante	Dictamen de invalidez expedido por la Junta Regional de Calificación de Invalidez o la Junta Nacional de Calificación de Invalidez, más la constancia de ejecutoria y firmeza, ambos documentos en copia auténtica o copia simple. Si el documento no fue expedido por la junta deberá allegar el expedido por el Instituto de Seguros Sociales hoy Colpensiones, o las Administradoras de Riesgos Laborales o las Compañías de Seguros que asumieron el riesgo de invalidez y muerte, o las EPS, más la constancia o certificado emitida por la entidad, en la que indique que el interesado no presentó escrito de inconformidad contra el dictamen, para que el mismo fuese estudiado por la Junta Regional de Calificación de invalidez, ambos documentos en copia auténtica o copia simple. Nota: el dictamen deberá contener nombre y documento de identidad del solicitante en situación de discapacidad, el porcentaje de pérdida de capacidad laboral, la fecha de estructuración de la invalidez.
Declaración de dependencia económica para los hijos mayores en situación de discapacidad	Declaración del interesado, curador o tutor, (según el caso) que se debe realizar bajo gravedad de juramento, donde conste la dependencia económica. En original o copia simple con firma del declarante. Para los casos en que el declarante no sepa firma, se debe consignar la huella.
Declaración de dependencia económica – para los hijos entre 18 y 25 años de edad	Declaración del interesado, que se debe realizar bajo gravedad de juramento, donde conste la dependencia económica. En original o copia simple con firma del declarante. Para los casos en que el declarante no sepa firma, se debe consignar la huella.

Documentos para padres

Documento	Características	Listado
Fotocopia del documento de identidad	Fotocopia legible del documento de identidad por ambas caras y ampliada al 150%. NOTA: para el caso de cédula de ciudadanía, se puede presentar la fotocopia de la cédula en formato amarillo con hologramas o la cédula de seguridad personalizada en policarbonato, según corresponda.
Declaración de dependencia económica	Declaración del interesado, que se debe realizar bajo gravedad de juramento, donde conste la dependencia económica al momento del fallecimiento del causante (prestaciones de sobrevivientes, indemnización sustitutiva de sobrevivientes y sustitución provisional) y para el caso de designaciones en vida, la declaración debe indicar la dependencia actual con relación al titular del derecho. En original o copia simple con firma del declarante. Para los casos en que el interesado no sepa firmar, se debe consignar la huella.

Documentos para hermanos en situación de discapacidad

Documento	Características	Listado
Registro civil de nacimiento	Para los nacidos desde el día 15 de junio de 1938, deberán allegar registro civil de nacimiento en copia simple o copia auténtica tomada del original; y para los nacidos antes del 15 de junio de 1938 deberán aportar partida eclesiástica de bautismo o registro civil de nacimiento en copia simple o copia auténtica tomada del original. Es válido el registro digital expedido por la REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. Nota: se informa que la copia auténtica del registro civil de nacimiento lo expide la notaria o la autoridad donde se realizó la inscripción del nacimiento. En cuanto a la copia auténtica de la partida eclesiástica de bautismo, lo expiden la parroquia o capilla donde se celebró el bautismo.
Fotocopia del documento de identidad	Fotocopia del documento de identidad Fotocopia legible del documento de identidad por ambas caras y ampliada al 150%. NOTA: para el caso de cédula de ciudadanía, se puede aportar la fotocopia de la cédula en formato amarillo con hologramas o la cédula de seguridad personalizada en policarbonato, según corresponda.
Declaración de dependencia económica	Declaración del interesado que se debe realizar bajo gravedad de juramento, donde conste la dependencia económica. En original o copia simple con firma del declarante. Para los casos en que el declarante no sepa firmar, se debe consignar la huella.
Dictamen de invalidez – Para los hermanos en situación de discapacidad que dependían económicamente del causante	Dictamen de invalidez expedido por la Junta Regional de Calificación de Invalidez o la Junta Nacional de Calificación de Invalidez, más la constancia de ejecutoria y firmeza, ambos documentos en copia auténtica o copia simple Si el documento no fue expedido por la junta deberá allegar el expedido por el Instituto de Seguros Sociales hoy Colpensiones, o las Administradoras de Riesgos Laborales o las Compañías de Seguros que asumieron el riesgo de invalidez y muerte, o las EPS, más la constancia o certificado emitida por la entidad, en la que indique que el interesado no presentó escrito de inconformidad contra el dictamen, para que el mismo fuese estudiado por la Junta Regional de Calificación de invalidez, ambos documentos en copia auténtica o copia simple. Nota: El dictamen deberá contener nombre y documento de identidad del beneficiario en situación de discapacidad, el porcentaje de pérdida de capacidad laboral, la fecha de estructuración de la invalidez.

Documentos para el cumplimiento a fallo

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Fallo judicial	En caso de tratarse de una solicitud por cumplimiento a un fallo judicial, debe remitir copia simple de la (S) sentencia (s). Se deben allegar las sentencias de todas las instancias que se agotaron en el proceso judicial. Para los fallos que se profieran en oralidad, debe aportarse CD’S que contengan los audios de la decisión judicial de las instancias agotadas.
Liquidación de costas procesales y/o agencias en derecho	Para el pago de costas procesales y/o agencias en derecho, se deberá allegar el acta de liquidación y aprobación de los mismos en copia simple.
Constancia de ejecutoria del fallo	Copia simple de la constancia ejecutoria, en donde se especifique la fecha en que quedo ejecutoriado el fallo.
NOTA: aunque no se requiere la intervención de un tercero para realizar la solicitud, en caso de que se constituya, tiene que acreditar dicha calidad.

Documentos poder especial (apoderado)

Documento	Características	Listado
Fotocopia del documento de identidad del apoderado	Fotocopia legible del documento de identidad por ambas caras y ampliada al 150%. NOTA: para el caso de cédula de ciudadanía, se puede aportar la cédula en formato amarillo con hologramas o la cédula de seguridad personalizada en policarbonato según corresponda.
Tarjeta de Profesión	Fotocopia legible y ampliado al 150%. Este documento es opcional siempre y cuando la solicitud registre el número de la tarjeta profesional.
Poder	El poder debe presentarse de la siguiente manera: – En original o copia simple con nota de presentación personal del poderdante ante notario o autoridad competente, para que se proceda a reconocer personería jurídica en el acto administrativo. – El poder debe estar dirigido a la Unidad o a la Entidad correspondiente de acuerdo a los fondos recibidos por la Unidad y debe ser otorgado para el trámite que actualmente se está adelantando Ver entidades recibidas NOTA: para recibir o cobrar sumas de dineros por parte de apoderados por conceptos de intereses, agencias en derecho y costas ordenados a través de fallos judiciales, se requiere que aporte poder especial o ratificación del mismo en original o copia simple con reconocimiento de firmas con huella ante notario o autoridad competente por parte del poderdante, donde se manifieste expresamente la facultad de recibir y cobrar los conceptos antes mencionados. Es preciso anotar que el poder o ratificación para el pago de dichos conceptos, se debe allegar una vez la Unidad Pensional haya ordenado el pago a través de acto administrativo, y en el poder debe quedar establecido claramente que recibirá los conceptos que aparecen reconocidos en el acto administrativo.

Documentos poder general (apoderado)

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Escritura pública	Copia auténtica o copia simple, tomada del original. NOTA: se informa que la copia auténtica de la escritura pública lo expide la notaria o la autoridad donde se protocolizó o se suscribió el acto.
Fotocopia del documento de identidad del apoderado	Fotocopia legible del documento de identidad por ambas caras y ampliado al 150%. NOTA: para el caso de cédula de ciudadanía, se puede aportar la fotocopia de la cédula en formato amarillo con hologramas o la cédula de seguridad personalizada en policarbonato, según corresponda.

Documentos para autorizados

Documento	Características	Listado
Fotocopia del documento de identidad del autorizado	Fotocopia legible del documento de identidad por ambas caras y ampliado al 150%. NOTA: para el caso de cédula de ciudadanía, se puede aportar la fotocopia de la cédula en formato amarillo con hologramas o la cédula de seguridad personalizada en policarbonato, según corresponda.
Autorización	El original o copia simple con reconocimiento de firmas con huella ante notario o autoridad competente de quien autoriza, en donde se especifique las facultades que se le otorgó.

Documentos para curador, guardador, tutor o acuerdos de apoyo

Documento	Características	Listado
Fotocopia del documento de identidad del curador, guardador o tutor	Fotocopia legible del documento de identidad por ambas caras y ampliada al 150%. Nota: para el caso de cédula de ciudadanía, se puede aportar la fotocopia de la cédula en formato amarillo con hologramas o la cédula de seguridad personalizada en policarbonato, según corresponda.
Acta de posesión y discernimiento del curador, guardador o tutor	Copia auténtica o copia simple tomada del original. Recuerde que la sentencia de interdicción ejecutoriada debió expedirse antes del 26/08/2019. Nota: se informa que la copia auténtica del acta de posesión y discernimiento, lo expide el despacho judicial que resolvió el trámite de interdicción.
Registro civil de nacimiento del la persona en situación de discapacidad	Copia auténtica o copia simple, tomada del original del Registro civil de nacimiento del declarado interdicto con las notas marginales de las interdicciones, tal como lo señala el artículo 5 del Decreto 1260 de 1970. Nota: se informa que la copia auténtica del registro civil de nacimiento, lo expide la notaría o la autoridad donde se realizó la inscripción del nacimiento. Este documento deberá allegarse con la nota marginal de interdicción, para el pretendido beneficiario mayor de edad, en aquellos eventos en los que hay auto ejecutoriado de designación provisional de curador, tutor, o guardador o exista una sentencia de interdicción ejecutoriada antes del 26/08/2019, fecha en que entró a regir la ley 1996 de 2019 que regula el ejercicio de la capacidad legal de las personas con discapacidad mayores de edad.
Acuerdos de apoyo para los beneficiarios en situación de discapacidad que dependían económicamente del causante	En copia simple el acuerdo de apoyo se tramita ante Notaría Pública (por medio de escritura pública) o conciliadores extrajudiciales en derecho (acta de conciliación) o juzgado de familia (sentencia judicial). Nota: el documento se deberá aportar teniendo en cuenta que el dictamen de pérdida de capacidad laboral indica que el beneficiario en situación de discapacidad requiere ayuda de terceros para toma de decisiones.
RESIDENTES EN EL EXTERIOR: si el causante o los beneficiarios se encuentran residenciados en el exterior deberán presentar la documentación expedida en el exterior reconocida por el Consulado de Colombia o la autoridad competente. En caso que en el país donde se suscriba el documento, no haya Consulado de Colombia y este haga parte del Convenio de la Haya, los documentos deben acompañar el certificado de apostille. Los documentos deben presentarse en idioma castellano o su traducción oficial.