Devolución de aportes: preguntas frecuentes

¿Cuál es la norma que rige la provisión y devolución de aportes?

Es el artículo 311 de la Ley 1819 de 2016 el cual reza lo siguiente:

Artículo 311. Devolución de aportes y sanciones. En los eventos en los que se declare total o parcialmente la nulidad de los actos administrativos expedidos por la UGPP y se ordene la devolución de aportes y/o sanciones, la UGPP ordenará la devolución de los mismos al Fosyga, al Fondo de Riesgos Laborales, a las Administradoras de Pensiones, y riesgos laborales, al Tesoro Nacional, al ICBF, al SENA, a las Cajas de Compensación, y a todas las demás entidades que hayan recibido recursos del Sistema de la Protección Social, según el caso, conforme con el procedimiento que establezca para el efecto.

La orden de pago será impartida por la UGPP dentro de los 30 días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en que quede ejecutoriada la sentencia, mediante acto administrativo que será notificado a las entidades obligadas a la devolución de los aportes y/o sanciones.

La devolución de los aportes por parte de las entidades obligadas deberá realizarse y acreditarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la notificación del acto administrativo proferido por la UGPP, en la cuenta que para tal efecto disponga el aportante; de lo contrario se causarán intereses moratorios con cargo a las mencionadas entidades a la tasa de interés bancario corriente certificada por la Superintendencia Financiera por el período en el que se realiza el pago.

Notificada la admisión de la demanda a la UGPP, esta deberá comunicarse a las Administradoras, o a quienes asuman sus obligaciones para que efectúen las provisiones correspondientes en una cuenta especial que reconozca la contingencia y que garantice la devolución de los recursos.

¿Cuál es el valor a tener en cuenta al momento de provisionar?

Recibido el comunicado de la UGPP, debe proceder a filtrar en el archivo Excel, el nombre de la administradora e identificar los empleados (afiliados) con sus respectivos ajustes.

Una vez identificado los ajustes, la administradora debe verificar en sus bases de datos, si ha recibido pagos posteriores a la fecha de notificación de la Liquidación Oficial.

Si identifica pagos correspondientes a los empleados relacionados en el anexo Excel, proceda a provisionar.

La administradora es la responsable de definir el procedimiento contable y el valor a provisionar, de acuerdo a sus políticas internas.

Nota: Las administradoras de pensiones, deben verificar la relación de empleados en su totalidad, con ocasión a las novedades de traslados que se pueden presentar de un fondo de pensiones a otro.

¿Dentro de los archivos anexos al comunicado (PDF y Excel), qué información debemos interpretar de cada uno de ellos?

En el anexo de PDF, encontrara la siguiente información:

El Numero del proceso de la Demanda que consta de 23 dígitos.
Los Actos demandados.
Nombre y NIT del Demandante
Fecha de la notificación de la Liquidación Oficial.
Valor Total del Acto Administrativo
Valor de ajustes por Subsistema

En el anexo de Excel, encontrara la siguiente información:

Periodo del ajuste (Mes y año)
Nombre y NIT del demandante
Nombre de la Administradora
Nombre y Número de Identificación del empleado
Valor del ajuste. (el cual debe identificar si fue recibido como pago posterior a la fecha de la notificación de la Liquidación Oficial)

¿ Cuál es el procedimiento si revisada la información enviada por la UGPP, evidenciamos empleados que no se encuentran afiliados a nuestra administradora?

Validar no haber recibido pagos posteriores a la fecha de la notificación de la Liquidación Oficial correspondientes a los empleados relacionados en el anexo Excel, no obstante, si identifica pagos posteriores, proceda a gestionar la provisión tal y como lo ordena el art. 311 de la Ley 1819 de 2016.

¿Cuál es el procedimiento para los trabajadores que evidenciamos tienen cuenta anulada en nuestro fondo de pensiones?

¿Se debe provisionar, aun cuando revisada la información enviada por la UGPP al fondo de pensiones, encontramos afiliados a los que ya se les reconoció una pensión?

Si, toda vez que se trata de una exigencia de carácter legal determinado en el art. 311 de la Ley 1819 de 2016 y hasta tanto no se cuente con una definición normativa distinta se debe garantizar su debido cumplimiento.

¿Cómo podemos conocer en que etapa se encuentra el proceso objeto de la provisión?

La UGPP, en la comunicación que envía a las administradoras, informa el Número Único de Identificación del Proceso, compuesto por 23 dígitos, con el cual puede a consultar su estado en la página de la rama judicial https://www.ramajudicial.gov.co/

¿Cuál es el paso a seguir cuando no se evidencia en el archivo Excel, reporte de ajustes a nombre de la administradora?

Si evidencia que no encontró ajustes a favor de la administradora, y adicionalmente tampoco evidencia pagos posteriores a la fecha de notificación de la Liquidación Oficial, haga caso omiso al comunicado y no efectúe provisión alguna.

¿Cuándo se debe efectuar la devolución de la provisión de los aportes?

La Dirección de Parafiscales mediante acto administrativo impartirá la orden de devolución en los términos de la sentencia que ordena la devolución de aportes. Para el efecto informará el valor que le corresponde devolver a cada Administradora o entidad que recibió los aportes, detallando los trabajadores afectados y los montos respectivos, el cual será notificado por correo electrónico.

¿Si identifico que he recibido pagos posteriores a la fecha de la notificación de la Liquidación Oficial informada en su comunicación, debo responder el comunicado a la UGPP sobre el objeto de provisión?

No, simplemente una vez identificados los pagos recibidos con posterioridad a la fecha de la notificación de la Liquidación Oficial, debe proceder a provisionar.

¿Qué debo hacer si identifico pagos posteriores a la fecha de notificación de la Liquidación Oficial, pero observo que el aportante no realizo pagos por la totalidad de los trabajadores relacionados en el archivo Excel?

Debe tener en cuenta que sobre la administradora recae la responsabilidad de validar los pagos que posiblemente el demandante efectúe o siga efectuando con posterioridad a la fecha de la notificación de la Liquidación Oficial.

¿Qué debo hacer si una vez recibido el comunicado de la UGPP, observo que no hay medio magnético adjunto o el mismo se encuentra ilegible para poder identificar los ajustes a provisionar?

Debe solicitarle a la unidad mediante los siguientes puntos de contacto, que proceda a enviar nuevamente los anexos.

¿Cuánto tiempo tiene las administradoras para proceder a devolver los aportes solicitados por el demandante?

Conforme al artículo 311 de la Ley 1819 y la Resolución 1357 del 2019, las administradoras cuentan con (2) meses a partir de la notificación del acto administrativo que ordena la devolución para realizar y acreditar.

¿Cuánto tiempo tiene la UGPP para notificar a las administradoras una vez el juez sentencia la nulidad total o parcial del acto administrativo demandado?

Conforme al artículo 311 de la Ley 1819 y la Resolución 1357 del 2019, la Unidad cuenta con 30 días contados a partir de la ejecutoria de la sentencia para notificar a las administradoras de la devolución de aportes ordenadas en la sentencia.

¿Cuáles son los valores que las administradoras deben devolver?

Las siguientes son las administradoras que deben realizar tanto la provisión como la devolución de aportes:

Sistema	Administradora
Salud	Adres
Pensiones	Teniendo en cuenta la ultima administradora que registre la afiliación son: Colpensiones Colfondos Porvenir Old Mutual Protección Caja de Auxilios y prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles.
ARL	Administradora determinada en el Acto Administrativo demandado.
CCF	Administradora determinada en el Acto Administrativo demandado.
SENA	SENA
ICBF	ICBF

¿Qué sucede con los aportes que el demandante canceló sobre un empleado que efectuó traslado de un fondo de pensiones a otro, durante el proceso de notificación de la sentencia en la que ordena a la UGPP la devolución?

Señala la Resolución 1357 de 2019 que para los casos en que se realice un traslado dentro del término de provisión hasta la fecha del pago, la orden de pago será impartida a la última administradora en la que registre la afiliación.

¿Qué sanciones aplica a las administradoras que no devuelvan los recursos en el plazo establecido en el artículo 1º de la resolución 1357 del 2019?

No procede sanciones, sin embargo, se causarán intereses en favor del aportante y con cargo a la administradora, los cuales corresponden al interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera para la fecha en que fue realizado el pago.

¿Las administradoras también deben devolver los intereses que el aportante haya pagado junto con los aportes efectuados?

En principio debemos tener presente que la devolución debe efectuarse en los términos en que indique la sentencia, por tanto, si únicamente se ordena la devolución de los aportes estos incluirán los intereses moratorios pagados.